Cómo organizar el trabajo freelance cuando eres un equipo de una sola persona

Una de las cosas más difíciles de manejar cuando trabajas como freelancer es lidiar con las tareas administrativas y la planeación de proyectos. No hay dos empresas, organizaciones o clientes individuales iguales, y tienes que ajustarte y adaptarte a cada uno. Y para echarle más leña al fuego, cada uno puede imponer su propio sistema de gestión y reportes para revisar de forma periódica cómo va todo. Si no tienes tu propio sistema para manejar todo esto, te espera una montaña rusa de emociones.

No tiene por qué ser así. Es completamente posible tener y ser dueño de tu propio sistema de trabajo, y meter los requisitos externos de cada cliente dentro de ese sistema en lugar de que sea al revés. Una vez que empiezas y le agarras el modo, empiezas a ver más allá del pavor que puede ser el trabajo administrativo y de planeación, y lo conviertes en algo que de verdad juega a tu favor.

Por qué el papeleo freelance se siente como un caos

He pasado buena parte de mi carrera trabajando con prácticamente cualquiera que tuviera una buena idea y un proyecto interesante. Arrancar con un cliente nuevo suele ser la parte fácil, porque al principio sólo tienes que preocuparte por lo que busca. El desorden empieza después. Cuando necesitas compartir avances, cuando estás detenido esperando la respuesta del cliente antes de poder moverte o cuando simplemente no puedes empezar C hasta que A esté terminado. Ahí es donde se enreda. Estoy convencido de que no hay dos clientes iguales y cada uno quiere llevar las cosas a su manera.

Si trabajas solo, sientes esto más que nadie, porque eres el gerente de proyecto, la persona que hace el trabajo y quien reporta sobre él, todo a la vez. No hay una persona de operaciones sentada entre tú y cinco flujos de trabajo distintos de clientes. Sólo eres tú, cargando con todo en la cabeza, cambiando de contexto cada vez que cambias de cliente.

Ten tu propio sistema en vez de tomar prestado el de los demás

Este es el cambio que lo transforma todo: tienes que ser dueño del sistema en el que trabajas.

El instinto, cuando vas empezando, es plegarte a cada cliente. Uno quiere actualizaciones semanales por correo, otro quiere un Excel compartido, otro quiere estar en copia de todo. Así que terminas viviendo en cinco sistemas a la vez, ninguno de los cuales es tuyo y todos peleando entre sí.

La alternativa es manejar un solo sistema propio y dejar que los requisitos de cada cliente vivan dentro de él como detalles, en lugar de como mundos separados. Sigues enviando la actualización semanal. Sigues entregando en el formato que quieren. Pero el lugar donde de verdad planeas y das seguimiento al trabajo es tuyo y se mantiene igual sin importar con quién trabajes. Una vez que te sientes cómodo y productivo dentro de tu propio sistema, se vuelve mucho más fácil invitar a un cliente a entrar en él y poner las condiciones de cómo van a trabajar juntos. Las herramientas empiezan a trabajar para ti en lugar de al revés y los resultados hablan por sí solos.

Arma tu flujo una vez, reúsalo con cada cliente

Para mí, ese sistema es un tablero Kanban, el mismo que uso para terminar mis propios proyectos personales. La razón por la que le queda tan bien al trabajo freelance es que casi todo proyecto freelance, sin importar la disciplina, pasa por el mismo puñado de etapas.

Piensa en la forma de un proyecto típico:

• Entrada: solicitudes nuevas y prospectos con los que aún no te has comprometido
• Briefing: definir exactamente qué quiere el cliente
• En progreso: el trabajo en sí
• Esperando al cliente: el limbo donde necesitas su respuesta o aprobación
• Entregado: ya lo pasaste
• Facturado: pagado o en espera de pago

Esa columna de “Esperando al cliente” por sí sola vale toda la configuración, porque le da un hogar a la parte más frustrante de ser freelance: el trabajo que está detenido sin que sea tu culpa. En lugar de que esos proyectos anden flotando en tu memoria y te estén molestando, se quedan en una columna donde puedes ver exactamente qué estás esperando y a quién necesitas darle un empujoncito.

Puedes llevar un solo tablero para toda tu práctica, con una tarjeta por proyecto y una etiqueta para cada cliente. O puedes llevar un tablero por cliente con las mismas columnas. De cualquier forma, la estructura es tuya y la reúsas con todos. Este es justo el flujo de trabajo en solitario para el que construí Hense, y si has usado Trello para esto y lo sentiste más pesado de lo que querías, escribí una comparación de los dos para el trabajo en solitario.

Por qué mostrarles tu sistema a los clientes los tranquiliza

Esta es la parte que la mayoría de los freelancers se pierde, y a mí también me tomó un rato verla.

Estoy rodeado de gente que ama trabajar de forma independiente. Diseñadores, fotógrafos, terapeutas, agentes, lo que se te ocurra. Valoran su independencia por encima de casi todo, así que hay una fricción natural cuando las expectativas del cliente se topan con la realidad. Muchos clientes no alcanzan a ver bien la línea entre un empleado de tiempo completo y un freelancer, así que por defecto llevan las cosas como las llevarían con un empleado.

Durante mucho tiempo interpreté eso como que los clientes solo querían control. Pero creo que la verdadera razón es más silenciosa. Cuando un cliente intenta decidir cada detalle, suele ser porque no siente que haya una estructura sosteniendo el trabajo. Esa incertidumbre es incómoda y una mente incómoda busca el control para sentirse segura.

Así que la estrategia es mostrarles tu sistema desde el principio. No con mucho detalle, no como una carga, pero lo suficiente para que vean que hay una forma clara en la que el trabajo avanza de principio a fin. Cuando un cliente puede ver las etapas, ver dónde está su proyecto ahora mismo y ver qué sigue, la incertidumbre baja. Y cuando de verdad crees en tu propio sistema, esa confianza se les contagia. Dejan de microgestionar porque ya no sienten la necesidad. Se comunican, reportan y esperan en las partes que hay que esperar, porque la estructura los está tranquilizando por ellos.

Un tablero es genial para esto porque es visual y se entiende al instante. Puedes mostrarle a un cliente una sola columna y la entiende sin ningún tutorial. Aquí está tu proyecto. Esto es lo que tiene por delante. Esto es lo que estoy esperando de ti. Sin necesidad de una junta de seguimiento.

Haz que el sistema sea tuyo

Ser freelance en solitario siempre vendrá con trabajo administrativo y de planeación. Esa parte no se va a ir. Pero que eso te maneje a ti o que tú lo manejes se reduce a una cosa: si el sistema es tuyo o prestado de con quien sea que te toque trabajar este mes.

Elige tus etapas. Pon tus proyectos en un tablero. Deja que tus clientes lo vean. Luego deja que el trabajo y la calma que viene de estar de verdad organizado, hablen por sí solos.

La app de Kanban que desarrollo es lo que uso justo para esto, en mi iPhone, iPad y Mac. Pero el sistema importa más que la herramienta. Ármalo en algún lugar donde de verdad lo veas todos los días y el papeleo freelance deja de ser eso que temes. Si quieres probarlo, Hense está en la App Store.

¿Trabajas freelance en solitario y lo vas resolviendo sobre la marcha? Me encantaría saber cómo organizas tu trabajo. Escríbeme.