Un tablero Kanban semanal: planea la semana en diez minutos y después sólo mueve tarjetas
Un tablero semanal de cuatro columnas, un reinicio dominical que toma diez minutos y cómo reutilizar el tablero cada semana en Hense.
La respuesta corta. Un tablero Kanban semanal tiene cuatro columnas: Esta semana, Hoy, En curso y Listo. El domingo pasas a Esta semana las tarjetas de la semana; cada mañana pasas dos o tres a Hoy; durante el día las mueves por En curso hasta Listo. En Hense, el tablero se arma en cinco minutos, cabe en la versión gratuita y se sincroniza con todos tus dispositivos, así que el plan que hiciste en la Mac es el plan que revisas en el iPhone.
Por qué un tablero semanal y no una lista semanal
La planeación de la semana suele vivir en una lista o en un calendario. Las dos tienen un problema. Una lista no muestra lo que ya empezaste, así que el plan del lunes y la realidad del jueves se van separando hasta que dejas de mirarla. Un calendario es para citas, y la mayor parte del trabajo de una semana no es una cita.
Un tablero resuelve el primer problema dándole etapas a la semana. Una tarea está planeada para la semana, planeada para hoy, en curso o lista, y pasa por esos estados frente a ti. Para el miércoles, el tablero es una foto fiel de la semana: qué está terminado, qué está atorado, qué sigue esperando su día.
Las cuatro columnas
| Columna | Qué va en ella | Regla |
|---|---|---|
| Esta semana | Todo lo que piensas terminar antes del domingo. | Se llena una vez, el domingo. Lo que llegue durante la semana entra sólo si algo más sale. |
| Hoy | Lo que vas a empezar hoy. | Dos o tres tarjetas, elegidas cada mañana. |
| En curso | La tarjeta o las dos tarjetas en las que estás trabajando. | Si una tarjeta vive aquí dos días, divídela. |
| Listo | Trabajo terminado, guardado hasta el domingo. | Se limpia en el reinicio. Ver esta columna el viernes es la recompensa. |
Quinta columna opcional: En espera, para las tarjetas detenidas por alguien más. Si mucho de tu trabajo depende de correos y respuestas, agrégala; la versión gratuita de Hense permite cinco columnas, así que cabe.
El reinicio del domingo (diez minutos)
Esta es la rutina que hace funcionar al tablero, y es corta a propósito:
- Mira Listo. Cuenta las tarjetas, siéntete bien y luego elimínalas (o pasa a un tablero de proyecto las pocas que valga la pena recordar).
- Vacía En curso y Hoy de regreso a Esta semana, o elimina lo que ya no importe.
- Revisa En espera, si la tienes: persigue, conserva o suelta.
- Trae la semana que viene. Desde tu lista larga (un tablero Vida, tus notas, el correo), agrega una tarjeta por cada cosa que piensas terminar. Sé tacaño. Una columna Esta semana con quince tarjetas el domingo es una columna con nueve tarjetas el viernes y un mal sabor de boca.
- Ponles fecha de vencimiento sólo a las tarjetas con fechas reales. El rojo de lo vencido debería significar algo.
La selección de cada mañana (un minuto)
En la mañana, abre el tablero y arrastra dos o tres tarjetas de Esta semana a Hoy. Ese es el plan. Durante el día, arrastra una tarjeta a En curso cuando la empiezas y a Listo cuando la terminas. Si surge algo nuevo, agrega una tarjeta a Esta semana y decide a la mañana siguiente si le gana a lo que ya estaba ahí.
En iPhone es donde la vista paginada demuestra lo que vale: deslizas hasta Hoy, ves las dos o tres tarjetas y te pones a trabajar.
Cómo armarlo en Hense
En Hense
- Crea un tablero llamado “Esta semana” (o con la fecha de la semana, si te gusta un tablero nuevo cada vez). Elige un color que no uses en ningún tablero de proyecto, para que resalte en la barra lateral.
- Agrega las columnas en orden: Esta semana, Hoy, En curso, Listo (y En espera, si la quieres). Agregar columna está en el extremo derecho del tablero; ⇧⌘N en iPad y Mac.
- Agrega algunas etiquetas para los tipos de trabajo que mezclas en una semana, como Trabajo, Casa o Trámites. Edita el tablero (⌘E, o mantenlo presionado) y abre Etiquetas. Tres etiquetas vienen incluidas gratis.
- Haz el reinicio del domingo una vez, ahora mismo: agrega a Esta semana una tarjeta por cada cosa que piensas terminar esta semana.
- Marca Listo como columna de estado final (Pro): edita la columna y activa el estado final. Las tarjetas terminadas reciben una palomita verde y dejan de aparecer como vencidas, lo cual importa en un tablero semanal, donde las fechas pasan todo el tiempo.
Reutilizar el tablero cada semana
Hay dos formas de empezar una semana nueva, y la correcta depende de cuánto te guste empezar en limpio:
- Reutiliza el mismo tablero. Haz el reinicio y conserva las columnas y las etiquetas. Es lo más simple, y funciona completo en la versión gratuita.
- Copia el tablero como plantilla (Pro). Mantén presionado el tablero, o haz clic derecho, y elige Copiar tablero, con las columnas y las etiquetas incluidas y las tarjetas fuera. Obtienes un tablero semanal vacío con la estructura correcta, y puedes conservar unos días el tablero de la semana pasada como registro. Pro no tiene límite de tableros, así que las semanas viejas pueden acumularse hasta que las elimines.
Las tarjetas que se repiten cada semana (el propio reinicio del domingo, un reporte semanal, regar las plantas) son un buen uso de Copiar tarjeta (Pro): copia la tarjeta al tablero de la semana siguiente en lugar de volver a escribirla. Hense no tiene tarjetas recurrentes, así que esta es la alternativa honesta.
Cómo se ve el tablero en cada dispositivo
El tablero semanal es el que más gana por vivir en todas partes:
- Mac: ábrelo en su propia ventana (clic derecho en el tablero, Abrir en ventana nueva) y déjalo en la orilla de la pantalla. ⌥⌘N agrega una tarjeta sin que dejes lo que estabas haciendo.
- iPad: el tablero completo cabe en horizontal. Bueno para el reinicio del domingo, con tus notas o tu calendario al lado en Split View.
- iPhone: la selección de la mañana y la revisión de mediodía. Vista paginada, desliza hasta Hoy.
Todo se sincroniza por iCloud sin cuenta, así que el reinicio que hiciste en el iPad es lo que el iPhone muestra el lunes en la mañana.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener un tablero Kanban semanal?
Esta semana, Hoy, En curso y Listo. Agrega En espera si buena parte de tu trabajo depende de otras personas. Mantén corta la columna Esta semana; el tablero es el plan de una semana, no una lista de todo lo pendiente.
¿En qué se diferencia un tablero Kanban semanal de una lista de pendientes?
Una lista muestra lo que existe; el tablero muestra en qué estado está cada cosa (planeada, hoy, en curso, lista). Como las tarjetas se mueven, el tablero sigue siendo exacto durante la semana en lugar de alejarse del plan que hiciste el domingo.
¿Puedo armar un tablero Kanban semanal gratis en Hense?
Sí. El tablero usa cuatro o cinco columnas, dentro de las 5 columnas por tablero de la versión gratuita, que además incluye 2 tableros, etiquetas, listas de tareas, arrastrar y soltar, búsqueda dentro del tablero y sincronización con iCloud. Copiar un tablero como plantilla semanal y las columnas de estado final son funciones Pro (una compra única de $9.99 USD).
¿Hense tiene tareas recurrentes para las rutinas semanales?
No como función. Para las tarjetas que se repiten, déjalas en Esta semana y regrésalas al terminar, o usa Copiar tarjeta (Pro) para duplicarlas en el tablero de la semana siguiente.
¿Conviene un solo tablero semanal o un tablero por semana?
Empieza con un tablero que reinicias cada domingo. Si te gusta guardar un registro de las semanas pasadas, usa Copiar tablero de Pro para crear un tablero nuevo cada semana y conserva los anteriores hasta que ya no los necesites.