Kanban en Recordatorios de Apple: cuándo basta la vista de columnas y cuándo necesitas un tablero de verdad
Cómo armar un tablero Kanban en Recordatorios (secciones más la vista de columnas), la lista honesta de dónde se queda corto y cómo un tablero dedicado como Hense cubre los huecos.
La respuesta corta. Recordatorios de Apple puede mostrar una lista como un tablero Kanban: agrega secciones a una lista y cambia a la vista de columnas, en iPhone (desde iOS 18), iPad y Mac. Es gratis, ya está instalada y es una buena forma de averiguar si los tableros son para ti. Su límite es que una lista sigue siendo una lista: las columnas son un modo de visualización, sin color por tablero, sin etiquetas propias de cada tablero, sin plantillas y sin búsqueda de tablero a tablero. Cuando llegues a ese punto, Hense es el tablero dedicado para iPhone, iPad y Mac, gratis para empezar, que se sincroniza por el mismo iCloud.
Empieza con Recordatorios. En serio.
Nadie que venda una app Kanban te va a decir esto, así que aquí va: puede que no necesites una. Recordatorios de Apple puede mostrar una lista en columnas desde iPadOS 17 y macOS Sonoma, y desde iOS 18 en iPhone, y para un primer tablero es más que suficiente. Es gratis, se sincroniza por iCloud, tiene notificaciones y Siri, y ya está en tus dispositivos.
Si los tableros son nuevos para ti, haz uno en Recordatorios y vive con él dos semanas. Si sigue funcionando, ya terminaste y te ahorraste $9.99 USD. Si te topas con los límites de abajo (a casi todos les pasa más o menos cuando quieren un segundo tablero), el resto de esta guía es para ti.
Cómo hacer un tablero Kanban en Recordatorios
- Crea una lista (o abre una) en Recordatorios. La vista de columnas se elige lista por lista.
- Agrega secciones. Abre el menú de la lista (los tres puntos) y elige Nueva sección. Ponles el nombre de tus etapas: Por hacer, En curso, Listo.
- Cambia a la vista de columnas. En el mismo menú, elige Ver como columnas (en Mac está en el menú Visualización, como Como columnas). Cada sección se vuelve una columna, y arrastras los recordatorios de una a otra.
- Agrega recordatorios en la columna que les toca. Usa las fechas y la lista inteligente Hoy como siempre.
En iPhone, los mismos pasos funcionan con iOS 18 o posterior (con iOS 17, el iPhone muestra las secciones como encabezados dentro de una sola lista). Las columnas son angostas en un teléfono y te desplazas de lado entre ellas, lo cual es llevadero con una lista corta y cansado con una larga.
Dónde se queda corto Recordatorios
Estos son los límites que de verdad empujan a la gente a una app dedicada, en el orden en que suelen aparecer:
- Las columnas son una vista, no una estructura. El tablero es un modo de visualización de una lista. No hay color a nivel de tablero ni un conjunto de etiquetas propio del tablero, y la lista de listas de la barra lateral no se lee como un conjunto de proyectos.
- Las etiquetas son globales. Las etiquetas de Recordatorios (las que llevan #) funcionan en todo, lo cual está bien con unas cuantas y se vuelve un desorden cuando cada proyecto quiere su propio juego de tres.
- La búsqueda es búsqueda de listas. No hay forma de preguntar “todos los recordatorios de la columna En espera en todas mis listas”.
- No hay plantillas de tablero. Para reutilizar un conjunto de etapas en un proyecto nuevo, reconstruyes las secciones a mano.
- Las subtareas son subtareas. Funcionan, pero no hay un indicador en el recordatorio que te diga 3 de 7 de un vistazo.
Nada de esto es un error. Recordatorios es una app de recordatorios que puede verse como un tablero. En el momento en que quieres que el tablero sea lo principal, quieres una app de tableros.
Qué agrega un tablero dedicado
Hense está construida alrededor del tablero y no de la lista, y eso cambia los puntos de arriba:
- Un tablero hecho para el teléfono: una columna a todo lo ancho por pantalla cuando sólo estás revisando, el tablero completo en la vista ampliada cuando estás planeando, y arrastrar y soltar entre columnas. La guía de Kanban en iPhone muestra las dos vistas.
- Los tableros son objetos: cada uno tiene un nombre, uno de quince colores y sus propias etiquetas. La barra lateral en iPad y Mac se lee como tus proyectos.
- Etiquetas por tablero, para que el tablero de un cliente y el de la casa no compartan el mismo cajón de etiquetas.
- Búsqueda que abarca todos los tableros (Pro), con los filtros
label:ycolumn:, y resultados que te llevan directo a la tarjeta. - Copiar un tablero (Pro) para reutilizar sus columnas y etiquetas como plantilla.
- Listas de tareas con el avance en la cara de la tarjeta, además de fechas de inicio y de vencimiento, y fotos o archivos adjuntos que se abren ahí mismo.
- El mismo iCloud, sin cuenta, así que subir de nivel desde Recordatorios no implica crear un usuario en ningún lado.
Dónde sigue ganando Recordatorios
Hay que ser justos con el que ya estaba ahí. Recordatorios tiene notificaciones, avisos por hora y por ubicación, y Siri, y Hense no tiene nada de eso; Hense muestra las fechas de vencimiento con color cuando la abres y nunca suena. Recordatorios tiene listas compartidas, y los tableros de Hense son personales. Además, Recordatorios es gratis sin ninguna versión de pago, mientras que la versión gratuita de Hense tiene límites (2 tableros, 5 columnas, 3 etiquetas) y una versión Pro de pago único de $9.99 USD.
La combinación en la que mucha gente termina: Recordatorios para las alarmas y la lista compartida del súper, Hense para los tableros.
Cómo pasar un tablero de Recordatorios a Hense
No hay una función para importar, y para un tablero personal eso está bien; reconstruirlo toma minutos y es una poda natural.
En Hense
- Crea un tablero con el mismo nombre que la lista de Recordatorios y elige un color.
- Agrega una columna por cada sección (Por hacer, En curso, Listo y las demás que tuvieras). Cinco columnas por tablero son gratis.
- Agrega una tarjeta por recordatorio, saltándote los que nunca ibas a hacer. En iPad y Mac, ⌥⌘N agrega tarjetas rápido desde el teclado.
- Pasa las fechas de vencimiento de lo que tiene plazos reales, y agrega una lista de tareas donde un recordatorio tenía subtareas.
- Conserva la lista de Recordatorios para todo lo que necesite una notificación, y elimina lo demás.
Preguntas frecuentes
¿Se puede usar Recordatorios de Apple como tablero Kanban?
Sí. Agrega secciones a una lista y elige Ver como columnas; cada sección se vuelve una columna entre las que puedes arrastrar recordatorios. La vista de columnas está disponible en iPad y Mac desde 2023, y en iPhone desde iOS 18.
¿Por qué no veo Ver como columnas en mi iPhone?
La vista de columnas en iPhone requiere iOS 18 o posterior. Con iOS 17, una lista con secciones se muestra en vertical, con encabezados de sección, y mueves los recordatorios arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo. Actualiza iOS, abre el menú de la lista y elige Ver como columnas.
¿Qué hace Hense que Recordatorios no hace?
Tableros con sus propios colores y etiquetas, una vista de una columna a la vez en iPhone, listas de tareas con el avance a la vista, adjuntos en las tarjetas, búsqueda en todos los tableros con filtros (Pro) y copiar tableros como plantillas (Pro). Se sincroniza por el mismo iCloud, sin cuenta.
¿Qué hace Recordatorios que Hense no hace?
Notificaciones y avisos por ubicación, Siri y listas compartidas. Hense muestra las fechas de vencimiento con color, pero no manda avisos, y sus tableros son personales y no compartidos.
¿Hense es gratis?
Sí. La versión gratuita incluye 2 tableros, 5 columnas por tablero, 3 etiquetas, listas de tareas, un adjunto por tarjeta, búsqueda dentro del tablero y sincronización con iCloud entre iPhone, iPad y Mac. Hense Pro es una compra única de $9.99 USD, sin suscripción.